Obowiązek Informacyjny w związku z przetwarzaniem danych osobowych podmiotów uczestniczących w prowadzonych postępowaniach ofertowych

Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Przedsiębiorstwo Budowy Dróg i Mostów sp. z o.o. z siedzibą w Mińsku Mazowieckim (05-300) przy ul. Kolejowej 28. Z administratorem można skontaktować drogą elektroniczną pisząc na adres e-mail: pbdim@pbdim.com.pl lub formą tradycyjną wysyłając korespondencję na adres wskazany powyżej
z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.

Inspektor Ochrony Danych

Ochrona przetwarzanych danych osobowych jest dla Nas niezwykle ważna. Dlatego wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych Pana Przemysława Chąciak, z którym mają Państwo prawo się skontaktować w temacie ochrony danych osobowych e-mailowo: iod@pbdim.com.pl lub formą tradycyjną wysyłając korespondencję na adres wskazany przy informacji o administratorze z dopiskiem Inspektor Ochrony Danych.

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe przetwarzane są w związku z prowadzonym postępowaniem ofertowym na wybór wykonawcy lub dostawcy usługi, produktu oraz w związku z zachowaniem niezbędnych informacji w związku z obroną przed lub dochodzeniem roszczeń wynikających z dokonanego wyboru oraz udzieleniem odpowiedzi na złożone pisma
i reklamacje (prawnie usprawiedliwiony interes Administratora).

Dane osobowe przetwarzamy w celach:

Dobrowolność czy obowiązek podania danych

W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych dokonywane jest przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b),
z obowiązujących przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c) lub prawnie uzasadnionego interesu Administratora w związku z ustaleniem, obroną i dochodzeniem roszczeń lub w celu udzielenia odpowiedzi na złożone pisma lub reklamacje (art. 6 ust. 1 lit. f), podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do uwzględniania oferty w prowadzonym postępowaniu ofertowym. W sytuacji niepodania wskazanych danych osobowych możemy odrzucić ofertę podmiotu z prowadzonego postępowania ofertowego.

Okres przetwarzania danych osobowych

·         podjęcie działań przed zawarciem umowy – 12 miesięcy od zakończenia postępowania ofertowego,
a w przypadku podpisania umowy z wybranym Oferentem przez okres 3 lat od zakończenia jej obowiązywania;

·         prowadzenie czynności administracyjnych – 12 miesięcy od zakończenia postępowania ofertowego,
a w przypadku podpisania umowy z wybranym Oferentem przez okres 3 lat od zakończenia jej obowiązywania;

·         konieczność ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz konieczność zachowania dowodów mogących stanowić zabezpieczenie przed wniesionymi roszczeniami – przez okres trwania roszczenia lub czasu jego przedawnienia na podstawie przepisów prawa.

Odbiorcy przetwarzanych danych osobowych

Dane osobowe mogą zostać udostępnione wyłącznie w sytuacji gdy:

·         odbiorcami są inne podmioty wykonujące usługi na rzecz PBDiM w Mińsku Mazowieckim wyłącznie
w zakresie świadczonej usługi zgodnie z zawartą umową,

·         odbiorcami mogą być również podmioty lub instytucje w zakresie:

-         dążenia do spełniania wymogów obowiązującego prawa, przepisów, procesów prawnych lub prawomocnych żądań instytucji państwowych;

-         wykrywania oszustw i zapobiegania im, a także rozwiązywania innych problemów dotyczących oszustw, bezpieczeństwa i kwestii technicznych;

-         ochrony praw własności lub bezpieczeństwa Administratora danych osobowych oraz pozostałych osób w sposób wymagany bądź dozwolony przez przepisy prawa.

Udostępnienie danych do państw trzecich

Danych osobowych nie zamierzamy przekazywać do tzw. państw trzecich (tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię). Jeśli jednak pojawi się taka potrzeba, możemy to zrobić, zapewniając odpowiedni poziom ochrony i stosując odpowiednie przepisy prawne.

Prawa jakie przysługą osobie, której dane są przetwarzane

Każda osoba, której dane osobowe Administrator przetwarza ma prawo do:

·         prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych;

·         prawo uzyskania kopii danych;

·         prawo do sprostowania;

·         prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym);

·         prawo do ograniczenia przetwarzania;

·         prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych;

·         prawo do skargi do Organu Nadzorczego.

Realizacja określonych praw

Swoje prawo możesz wnieść do Administratora w dowolnym momencie. W tym celu należy użyć wniosku, który udostępniony jest stronie www.pbdim.com.pl w zakładce RODO. Tam też znajdują się wszystkie niezbędne informacje dotyczące trybu postępowania.

Prawo skargi, wnosisz do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wszelkie niezbędne informacje znajdziesz na www.uodo.gov.pl.

Przetwarzanie danych w sposób zautomatyzowany

Obecnie nie przetwarzamy danych w sposób zautomatyzowany, a dane osobowe nie podlegają profilowaniu, które może wywołać skutki prawne lub znacząco wpływać na osobę, której dane dotyczą.

Dane osobowe jakie możemy przetwarzać 

Zbieramy i przetwarzamy następujący zakres danych:

·         dane osobowe w zakresie przedstawiciela reprezentującego podmiot i/lub jego pracownika (np. imię
i nazwisko, stanowisko);

·         dane podmiotowe (np. nazwa i adres podmiotu, dane osoby reprezentującej);

·         dane kontaktowe (np. adres korespondencyjny, numer telefonu, adres e-mail);

·         dane identyfikacyjne (np. numer NIP, numer KRS, numer REGON);

·         dane komunikacyjne (np. dane wynikające z prowadzonej korespondencji);

·         dane kontraktowe (np. dane wynikające z złożonych ofert);

·         dane dotyczące powiązań prawnych (np. informacje niezbędne do realizacji dyspozycji zgodnie
z udzielonym pełnomocnictwem, upoważnieniem);

·         dane dostępne publicznie (np. dane z KRS, dane z CEDIG).

Pozyskiwanie danych osobowych 

Dane osobowe pozyskujemy głównie od osoby, której dane dotyczą (oznacza to, że od Ciebie).

Możemy jednak w uzasadnionych przypadkach np. w celu potwierdzenia danych lub zweryfikowania złożonych oświadczeń pozyskać dane z:

·         Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego;

·         Centralnej Ewidencji Działalności i Informacji Gospodarczej;

lub od Podmiotu, którego jesteś pracownikiem wskazanym przez Podmiot do jego reprezentowania w prowadzonym postępowaniu.